1、确定年会的具体需求和预算：包括年会的规模（参与人数）、活动内容（如晚宴、娱乐活动、演讲等）、地点（如酒店、度假村等）以及预算等。

2、寻找专业的年会策划公司或服务提供商：您可以通过网络搜索或朋友推荐等方式找到一些专业的年会策划公司或服务提供商，并与其联系。

3、咨询报价：向这些公司或服务提供商提供您的需求和预算，并咨询他们的报价，他们会根据您的需求提供详细的报价表，包括各项服务的费用和总价。

4、比较报价和服务质量：比较不同公司或服务提供商的报价和服务质量，选择最符合您需求和预算的方案。

建议您在寻找年会策划公司或服务提供商时，要注意选择有经验和口碑好的公司，并与其充分沟通，确保年会的策划和执行符合您的期望。

我建议您在确定年会策划方案和报价后，与策划公司或服务提供商签订合同，明确双方的权利和义务，确保年会的顺利举行。